Anleitung zu Mailinglisten

Eine Nachricht an eine Mailingliste schreiben Sie wie eine gewöhnliche E-Mail. Die vollständige Adresse einer Liste setzt sich aus dem Namen der Liste und dem Zusatz '@lists.hs-bremen.de' zusammen; z. B. stud@lists.hs-bremen.de.

Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihre E-Mail je nach Einstellung der jeweiligen Liste zunächst durch die Moderation geprüft werden muss, bevor sie tatsächlich an alle Personen der Liste gesendet wird. Darüber hinaus verbieten manche Listen z. B. das Senden für alle, die nicht Mitglied der Liste sind.
→ Wie bestimme ich, wer E-Mails an die Liste schicken darf?

Bitte beachten Sie, dass Ihnen die Möglichkeiten zur Verwaltung Ihrer Liste(n) erst nach dem Login zur Verfügung stehen.

Auf Ihrer persönlichen Startseite sehen Sie eine Übersicht mit allen für Sie relevanten Listen. Durch Auswählen gelangen Sie auf die Übersichtsseite der entsprechenden Liste. Abhängig von Ihrer Rolle innerhalb der Liste können Sie dort Informationen einsehen und Änderungen vornehmen.

Ihre Berechtigungen auf der neuen Web-Oberfläche basieren auf der E-Mail-Adresse Ihres Accounts. Dies beinhaltet auch die Listen, die Ihnen angezeigt werden.

Falls Sie mehrere E-Mail-Adressen besitzen, kann es sein, dass Sie für eine Liste eine andere Ihrer E-Mail-Adressen hinterlegt haben. Dies kann dazu führen, dass Ihnen Listen nicht angezeigt werden oder Sie nicht auf die Moderation bzw. Einstellungen der Liste zugreifen können.

Fügen Sie in diesen Fällen in Ihren Profileinstellungen die E-Mail-Adresse zu Ihrem Account hinzu.
→ https://mailman.hs-bremen.de/mailman3/accounts/email/

Anschließend müssen Sie die Adresse kurz bestätigen. Nachdem Sie dies getan haben, erscheinen auch alle Listen der hinzugefügten Adresse mit in Ihrer Übersicht, sodass Sie auch diese Listen dort verwalten können.

Welche Ihrer Adressen bei Listen hinterlegt sind, erkennen Sie direkt an den automatischen E-Mail-Benachrichtigungen über den Umzug, da diese immer an die hinterlegten Adressen gesendet werden.

Bitte senden Sie eine E-Mail an RZhsb-service@hs-bremen.de und geben Sie dabei den gewünschten Namen für Ihre Liste an. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald Ihre Liste erstellt wurde.

Bitte kontaktieren Sie uns auch dann, wenn Sie eine Ihrer Listen nicht mehr benötigen. Gerne können wir diese dann für Sie löschen.

Der Ablauf des Hinzufügens unterscheidet sich zwischen Mitgliedern und weiteren Rollen.

→ Welche Rollen existieren innerhalb von Listen?

Mitglieder hinzufügen

1. Melden Sie sich wie oben beschrieben auf der Web-Oberfläche an und wählen Sie die entsprechende Liste aus.
2. Wechseln Sie auf den Reiter „Massenoperationen" -> „Masseneintragung".
3. In das Textfeld können Sie zeilenweise alle E-Mail-Adressen eintragen, die Sie zu der Liste hinzufügen wollen. Auch das kopieren bspw. aus Excel funktioniert dafür ohne Probleme.
4. Wählen Sie durch Setzen der Haken aus, inwiefern die Benutzer ihre E-Mail-Adressen noch verifizieren müssen oder ob noch Jemand das Beitreten in die Liste genehmigen muss. In den allermeisten Fällen sollten genau die ersten drei Optionen angewählt sein („Automatisch bestätigen“, „Automatisch genehmigt“, „Automatisch geprüft“).
   Sofern Sie eine aktive Zustimmung für den Beitritt durch die Personen wünschen, können Sie alternativ die Option „Einladung“ auswählen.
   → Wie funktionieren Einladungen für eine Liste?
5. Bei „Benachrichtigung über den Eintritt senden“ können Sie abschließend entscheiden, ob die Personen über das Hinzufügen zur Mailingliste benachrichtigt werden sollen.
6. Mit der Schaltfläche „Mitglieder eintragen“ fügen Sie abschließend die eingegebenen Adressen der Liste hinzu.

Besitzer:innen oder Moderator:innen hinzufügen

1. Melden Sie sich wie oben beschrieben auf der Web-Oberfläche an und wählen Sie die entsprechende Liste aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer“ und wählen Sie die relevante Rolle im Untermenü.
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse, die Sie hinzufügen wollen, in das erste Feld ein.
4. Mit Betätigen der Schaltfläche „Moderator hinzufügen“ bzw. „Besitzer hinzufügen“ erhält diese Person die entsprechende Rolle.

Der Ablauf des Entfernens unterscheidet sich zwischen Mitgliedern und weiteren Rollen.

→ Welche Rollen existieren innerhalb von Listen?

 Mitglieder entfernen

1. Melden Sie sich wie oben beschrieben auf der Web-Oberfläche an und wählen Sie die entsprechende Liste aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer“ und wählen Sie die Rolle „Mitglieder“ im Untermenü.
3. Nun können Sie links die E-Mail-Adressen, die Sie entfernen wollen auswählen und mittels „Ausgewählte Mitglieder austragen“ aus Ihrer Liste entfernen. Alternativ können Sie mittels „Alle Mitglieder austragen“ die Liste komplett leeren. Dies kann bspw. für eine rotierende Listen zu einer bestimmten Vorlesung genutzt werden.

Besitzer:innen oder Moderator:innen entfernen

1. Melden Sie sich wie oben beschrieben auf der Web-Oberfläche an und wählen Sie die entsprechende Liste aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer“ und wählen Sie die Rolle „Besitzer“ bzw. „Moderator“ im Untermenü.
3. Mit Betätigen der Schaltfläche „Löschen“ können Sie die jeweilige Person aus ihrer Rolle löschen.

1. Melden Sie sich wie oben beschrieben auf der Web-Oberfläche an und wählen Sie die entsprechende Liste aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzer“. Im Untermenü können Sie dann die gewünschte Rolle auswählen.

Es ist zwischen vier verschiedenen Rollen zu unterscheiden.
Nachfolgend finden Sie eine kurze Übersicht der unterschiedlichen Rollen und ihrer Berechtigungen.

Besitzer:innen

• Entscheidungen über die Liste eigenständig treffen (insbesondere auch die Löschung der Liste durch das RZhsb)
• Einstellungen an der Liste vornehmen
• Personen als Mitglied, Moderator:in oder Besitzer:in hinzufügen oder entfernen
• Über Mitgliedschaftsanfragen zu entscheiden
• Über Beiträge in der Moderation zu entscheiden
• Einsehen des Archives (sofern das Archiv aktiviert ist)
• Kein Erhalt von Nachrichten, außer die Person ist zusätzlich Mitglied der Liste

Vergeben Sie diese Rolle mit Bedacht.

Moderator:innen

• Über Mitgliedschaftsanfragen zu entscheiden
• Über Beiträge in der Moderation zu entscheiden
• Einsehen des Archives (sofern das Archiv aktiviert ist)
• Kein Erhalt von Nachrichten, außer die Person ist zusätzlich Mitglied der Liste

Mitglieder

• Empfang von Nachrichten, die an die Liste gesendet wurden
• Einsehen des Archives (sofern aktiviert)

Diese Rolle eignet sich insbesondere dafür, auf einfache Art und Weise festzulegen, wer in die Liste schreiben darf.

Nicht-Mitglieder

Hierunter sind alle Nutzer:innen zu verstehen, die explizit nicht der Rolle „Mitglied“ angehören. Darunter fallen eventuell auch Besitzer:innen und Moderator:innen.

In der Auflistung der Nicht-Mitglieder finden Sie insbesondere alle dieser Personen, die bereits eine Nachricht an die Liste gesendet haben.

→ Wie sehe ich, welche Benutzer:innen in meiner Liste sind?

Personen können eine Anfrage senden, um einer Mailingliste als Mitglied beizutreten.

Ist dies der Fall, werden Moderator:innen und Besitzer:innen der Liste entsprechend informiert. Im Bereich „Mitgliedschaftsanfragen“ können Sie diese dann akzeptieren oder ablehnen.

Wenn Sie die Option „Einladung“ bei der Eintragung neuer Mitglieder angewählt haben, erhalten diese Personen eine E-Mail mit der sie Ihrer Liste beitreten können.
→ Wie kann ich Benutzer:innen hinzufügen?

Sofern eine Person bereits eine Einladung erhalten hat, können Sie sie zunächst weder erneut einladen noch direkt hinzufügen.
Um offene Einladungen Ihrer Liste einzusehen, wechseln Sie in den Bereich „Mitgliedschaftsanfragen“ → „Ausstehende Bestätigung“. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Verwerfen“ neben einer der E-Mail-Adressen können Sie die entsprechende Einladung widerrufen. Dadurch erhalten Sie wieder die Möglichkeit, die Adresse der Liste hinzuzufügen oder eine neue Einladung zu versenden, bspw. falls die erste Einladungs-E-Mail fälschlicherweise gelöscht worden ist.

1. Melden Sie sich wie oben beschrieben auf der Web-Oberfläche an und wählen Sie die entsprechende Liste aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zurückgehaltene Nachrichten“.
   Den direkten Link zu dieser Seite erhalten Sie alternativ auch direkt in der E-Mail, die Sie über neue zu moderierende Nachrichten informiert.
3. Hier sehen Sie zunächst die grundlegenden Informationen aller noch zu moderierenden Nachrichten.
   • Wenn Sie mehrere Nachrichten auf einmal verarbeiten wollen, können Sie Nachrichten durch Klicken auf die linken Kästchen auswählen.
   • Alternativ gelangen Sie durch anklicken der Nachricht auf die Detailansicht, in der Sie die vollständige Nachricht sowie weitere Informationen einsehen können.
4. Beim Moderieren von Nachricht(en) haben Sie in beiden Fällen die folgenden Optionen:
   • Akzeptieren
     Die Nachricht wird an alle Mitglieder:innen der Liste gesendet.
   • Zurückweisen
     Sendet dem Absender eine E-Mail, die erklärt, dass die Nachricht nicht freigegeben wurde. Zuvor können Sie in dem darüberliegenden Feld eine genauere Begründung hinterlegen, die der Person mitgeteilt wird.
   • Verwerfen
     Weist die Nachricht ab, ohne die absendende Person zu informieren. Dies ist besonders bei Spam oder anderen verdächtigen E-Mails sinnvoll.

Optional können Sie in dem Dropdown-Menü „Einstellen der Mitglieder-Moderation“ eine Schnellauswahl treffen, wie Sie mit Nachrichten von dieser Adresse in Zukunft umgehen wollen. Dies kann helfen, den Moderationsaufwand zu reduzieren. Dennoch sollte gerade der Punkt „Sofort akzeptieren“ mit Bedacht eingesetzt werden. Dies ermöglicht der Person jederzeit ungefiltert Nachrichten an die Liste zu senden, da bspw. auch andere Einschränkungen und Überprüfungen automatisch übersprungen werden.

Neben der Schnellauswahl in der Moderation (→ Wie moderiere ich Nachrichten an meine Liste?) können Sie in dem Bereich „Einstellungen“ → „Nachrichtenakzeptanz“ Regelungen festlegen, wie Nachrichten von bestimmten Adressen verarbeitet werden sollen.

Die wichtigsten Optionen dabei sind:

• Standard-Aktion, wenn ein Mitglied an die Liste sendet
• Standard-Aktion, wenn ein Nicht-Mitglied an die Liste sendet
• Nehme die von Nicht-Mitgliedern an (= akzeptieren)
• Behalte die von Nicht-Mitgliedern (= moderieren)
• Weise die von Nicht-Mitgliedern zurück (= zurückweisen)
• Lösche die von Nicht-Mitgliedern (= verwerfen)

Die Textfelder unterstützen zudem sogenannte „Regular Expressions“ (RegEx). Diese erlauben es Ihnen anhand von Mustern ganze Personengruppen hinzuzufügen. So können Sie bspw. alle Nachrichten von nicht-HSB E-Mail-Adressen automatisch abweisen oder alle Nachrichten von „stud“-Adressen automatisch in die Moderation schicken.

Je nach Einstellungen der Liste kann es sein, dass Sie Ihre eigenen Nachrichten an die Liste moderieren müssen oder überhaupt keine Nachrichten an die Liste senden dürfen.

Die einfachste Möglichkeit ist es, wenn Sie sich selber über die Schnellauswahl in der Moderation auf „Sofort Akzeptieren“ setzen. Dann werden Ihre eigenen Nachrichten automatisch freigegeben.

Eventuell werden Ihre Nachrichten jedoch automatisch verworfen und erscheinen damit gar nicht erst in der Moderation. Ist dies der Fall, sollten Sie sich im Bereich „Einstellungen“ -> „Nachrichtenakzeptanz“ → „Nehme die von Nicht-Mitgliedern an“ hinzufügen.
→ Wie bestimme ich, wer E-Mails an die Liste schicken darf?

Für jede Liste kann ein Archiv erstellt werden, in dem alle Nachrichten angezeigt werden, die an die Liste gesendet wurden. Auf die Seite des Archives gelangen Sie über den „Info“-Tab Ihrer Liste oder über die „Archive“-Auswahl oben links auf der Website.

Im Bereich „Einstellungen“ → „Archivierung“ können Sie einstellen, ob Ihre Liste ein Archiv haben soll:

• Öffentliche Archive
  Jeder kann alle (auch vergangene!) Nachrichten an die Liste einsehen. Wählen Sie diese Option mit Bedacht, alle Inhalte Ihrer Mailingliste werden damit öffentlich.
• Private Archive
  Alle Mitglieder können die Archive einsehen.
• Liste nicht Archivieren
  Neue Nachrichten an die Liste werden nicht archiviert.
  Sofern ein bisheriges Archiv existierte, so wird dieses bis zum erneuten Aktivieren der Option ausgeblendet.

Bitte stellen Sie sicher, dass als aktiver Archivierer „hyperkitty“ angewählt ist, bevor Sie die Änderungen speichern.

Vorlagen ermöglichen es Ihnen, alle vom System automatisch versendeten E-Mails anzupassen. Außerdem ist es möglich, eine Kopf- bzw. Fußzeile für Nachrichten an die Liste festzulegen.

Die Erstellung und Anpassung individueller Vorlagen ist in dem Bereich „Vorlagen“ Ihrer Liste möglich.
Sofern keine individuelle Vorlage erstellt wurde, wird die Standardvorlage verwendet.

Erstellung einer individuellen Vorlage

1. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Neue Vorlage“.
2. Wählen Sie unter „Name“ die Bezeichnung der gewünschten Vorlage aus.
   Eine Übersicht der gängigsten Vorlagen finden Sie am Ende dieses Abschnittes.
3. Legen Sie unter „Data“ den Text Ihrer individuellen Vorlage fest.
   Bitte beachten Sie, dass Vorlagen effektiv öffentlich einsehbar sind, weshalb Sie an dieser Stelle keine internen oder privaten Inhalte hinzufügen sollten.
4. Speichern Sie Ihre Vorlage.

Anpassung individueller Vorlagen

Falls Sie bereits individuelle Vorlagen erstellt haben, können Sie diese über die entsprechende Schaltfläche bearbeiten oder löschen. Nach dem Löschen einer individuellen Vorlage wird die Standardvorlage verwendet.

Übersicht der gängigen Vorlagen

• list:admin:action:post
  Benachrichtigung an Besitzer:innen und Moderator:innen über zu moderierende Nachrichten
• list:member:regular:footer
  Eine Fußzeile, die unter jede Nachricht an die Liste gesetzt wird
• list:member:regular:header
  Eine Kopfzeile, die über jede Nachricht an die Liste gesetzt wird
• list:user:notice:hold
  Benachrichtigung an die Person beim Versenden einer E-Mail, falls die Nachricht erst noch moderiert werden muss (sofern aktiviert)
• list:user:notice:refuse
  Benachrichtigung an die sendende Person, wenn eine Nachricht an die Liste zurückgewiesen wurde
• list:user:notice:welcome
  Willkommensbenachrichtigung an eine Person, wenn Sie der Liste hinzugefügt wurde (sofern aktiviert)

Um sich in den Einstellungen zurechtzufinden, haben wir hier eine Auflistung von häufig verwendeten Optionen, die Sie problemlos bearbeiten können, aufgeteilt nach den jeweiligen Unterpunkten, wo sie zu finden sind:

Listen-Identität

• Anzeigen der Liste auf der Index-Seite
  Bestimmt, ob die Liste auf der Startseite für alle Personen angezeigt wird, insbesondere auch für nicht angemeldete. Das kann zur Folge haben, dass Ihre Liste vermehrt angeschrieben wird oder ungewünschte Beitrittsanfragen erhält. Wir empfehlen Ihnen deshalb, „Nein“ als Einstellung beizubehalten. Andernfalls sollten Sie jedoch insbesondere die Einstellungen zur Moderation überprüfen und eine Beschreibung hinzufügen.
  Standardwert: „Nein“
• Beschreibung
  Eine Kurzbeschreibung der Liste. Kann dabei helfen, Listen in der Übersichtsseite besser auseinanderzuhalten.
• Anzeigename
  Der in der Web-Oberfläche verwendete Name für die Liste. Der Anzeigename sollte dem ersten Teil der E-Mail-Adresse der Liste entsprechen, kann aber z. B. für bessere Lesbarkeit mittels Groß- und Kleinschreibung angepasst werden.
• Präfix für Betreff
  Kürzel, welches dem Betreff von E-Mails an die Liste vorangestellt wird. Dieses Kürzel kann z. B. bei langen Listennamen gekürzt oder vereinfacht werden. Das Beibehalten eines Kürzels inkl. Trennzeichen wird empfohlen, um die Zuordnung einer Nachricht zu einer Liste zu vereinfachen.
  Standardwert: „[Listenname] “

Automatische Antworten

• User über zurückgehaltene Nachrichten informieren
  Bestimmt, ob die Person beim Versenden einer Nachricht an die Liste per E-Mail informiert werden soll, dass die Nachricht noch moderiert werden muss
• Benachrichtigung über den Eintritt senden
  Sendet eine Begrüßungsnachricht an alle Personen, die der Mailingliste hinzugefügt werden
• Benachrichtigung über den Austritt senden
  Sendet eine Verabschiedungsnachricht, wenn eine Person aus der Mailingliste entfernt wird
• Unmittelbare Administrator-Benachrichtigung
  Informiert Besitzer:innen und Moderator:innen über zu moderierende Nachrichten
• Administratoren über Änderungen an Mitgliedschaften benachrichtigen
  Informiert Besitzer:innen und Moderator:innen über neue bzw. beendete Mitgliedschaften der Mailingliste. Speziell bei kleineren/geschlossenen Mailinglisten ist das Aktivieren als Absicherung gegen Fehler empfohlen.

Die Vorlagen für alle automatischen Nachrichten können listenspezifisch angepasst werden:
→ Was sind Vorlagen und wie kann ich sie nutzen?

Nachrichten verändern

• HTML in Plain-Text konvertieren
  Ändert die Formatierung von E-Mails auf reinen Text ohne besondere Formatierungen.
  Diese Einstellung kann die Nachrichtengröße reduzieren und auf älteren Systemen die Darstellung verbessern.
  Standardwert: „Nein“

Nachrichten-Akzeptanz

→ Wie bestimme ich, wer E-Mails an die Liste schicken darf?

Archivierung

→ Was muss ich über das Archiv wissen?

Mitgliederpolitik

• Mitgliedschaftsrichtlinie
  Bestimmt, wie Personen der Liste beitreten können.
  
  Wir empfehlen eine der beiden folgenden Optionen:
  • Moderieren
    Bei dieser Option ist für den Beitritt die Zustimmung über die Moderation erforderlich
    → Wie funktionieren Mitgliedschaftsanfragen?
  • Bestätigen, dann moderieren
    Zusätzlich zu der obenstehenden Option erhält die Person zunächst eine E-Mail zur Bestätigung des Beitritts
  Sofern Sie eine Option ohne Moderation auswählen, erlauben Sie allen Personen den Beitritt in die Liste. Diese Personen würden dann Nachrichten an die Liste und Zugriff auf das Archiv erhalten.

Hinweis

Die Web-Oberfläche bietet eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten zur Anpassung der eigenen Liste. Viele dieser Einstellungen sind kompliziert und oftmals kritisch, da Sie die Funktionalität der Liste einschränken können.
Sofern Sie Änderungen an diesen Einstellungen vornehmen wollen, sollten Sie sich über deren Auswirkungen informieren und im Anschluss an Ihre Änderungen die Funktionalität der Liste überprüfen.