Die HSB übernimmt die Gesamtkoordination, die Beantragung und die Verwaltung für ein BIP und erhält dafür OS-Mittel (Organisationsmittel). Meist ist sie auch die aufnehmende Hochschule.
Die Finanzmittel für die Durchführung eines BIPs müssen jährlich vorab durch die Erasmus+ Hochschulkoordination der HSB beim DAAD gemäß der EU-weiten Antragsfristen beantragt werden.
An der HSB müssen durch die Fakultäten bis zum 15.07. bzw. 15.01. eines Jahres jeweils Anträge für die Durchführung von BIPs eingereicht werden. Der Durchführungszeitraum für die beantragte Finanzierung liegt zwischen dem 01.10. desselben Jahres und dem 30.9. des Folgejahres.
Die Fakultät kann 400 Euro pro mobilen Teilnehmenden vor Ort vom International Office als Organisationsmittel ausgezahlt bekommen. Diese werden bei mindestens 15 Teilnehmenden und höchstens 20 geförderten Teilnehmenden gezahlt, auch wenn die tatsächliche Anzahl an mobilen Teilnehmenden höher sein darf. Das bedeutet, ein förderfähiges BIP erhält mindestens € 6.000 und maximal € 8.000 als OS-Mittel.
Bei weniger als 15 mobilen Teilnehmenden, kann das Projekt nicht mit Erasmus+ Mitteln finanziert werden. Es empfiehlt sich mit mindestens 20 mobilen Teilnehmenden zu planen, um bei kurzfristigen Absagen trotzdem Mittel erhalten zu können.
Die Mittel für die organisatorische Unterstützung werden an die koordinierende Hochschule, also in der Regel die Hochschule, an der die physische Mobilität stattfindet, ausgezahlt und können für folgende Maßnahmen verwendet werden:
- die Vorbereitung, Gestaltung, Entwicklung, Durchführung und Nachbereitung des Programms,
- die Durchführung von virtuellen Aktivitäten sowie die allgemeine Verwaltung und Koordinierung,
- die Erstellung von Dokumenten oder Lehrmaterial,
- die Anmietung von Räumen und/oder Ausrüstung,
- Exkursionen, Kommunikationsaktivitäten, Übersetzungen und Dolmetschen,
- vorbereitende Besuche und Verwaltungsaufgaben.
Findet ein BIP für Studierende im Rahmen einer Lehrveranstaltung statt, muss diese im Vorlesungsverzeichnis veröffentlicht werden.
